Ako sa pripravujú eventy, na ktoré s úsmevom spomínate?
Za tie roky sme sa stretli s rôznymi požiadavkami, no môžeme vyhlásiť, že sa nám ich podarilo všetky splniť. Áno, pri niektorých sme tak trochu čarovali, ale vždy sme dosiahli želaný efekt. Nebudeme sa tváriť ani tak, že je to jednoduché, lebo – nie je. A teraz sme sa rozhodli, že vám vysvetlíme „ako to vyzerá za oponou bratislavskej eventovej agentúry“.
1. Komunikácia, komunikácia, aj do tretice komunikácia
Väčšina klientov má jasnú predstavu o tom, ako by mal event vyzerať. Kde by to malo byť, aká hudba by mala hrať, a ako má byť ozdobená miestnosť. Samozrejme, sú aj takí, ktorí až takú jasnú predstavu nemajú. Ale s našou pomocou sa k nej úspešne dopracujeme.
V úvode sa vždy s klientom stretneme a preberieme všetky kľúčové detaily. Sme eventová agentúra z Bratislavy takže návrhy lietajú z každej strany a verte či nie, po krátkom (aj dlhšom) čase získajú jasnú štruktúru. Už máme v ruke niekoľko tipov na miesto, (dátum zámerne nespomíname – v 99 % má klient presne stanovený deň, kedy chce „show“ odpáliť), máme tipy pre vystupujúcich, catering, moderátora a ďalšie aktivity sprievodného programu.
Na úvodnom stretnutí vždy preberieme aj budget. Za tie roky na trhu máme presný prehľad o tom, koľko stoja jednotlivé služby, prenájmy miest, aké sú ceny moderátorov, umelcov či cateringu.
2. Prehliadka „terénu“
Ak mal klient jasnú predstavu o mieste, je presne stanovený dátum podujatia, náš tím sa vyberie do terénu, zabezpečí rezerváciu – dohodne s kompetentnými detaily. Ak mal predstavu niekoľkých miest – urobí sa obhliadka, zistíme či sú voľné na daný dátum a po dohode s klientom vyberieme to najvhodnejšie. Ak nemá klient predstavu o tom, kde by sa mala akcia konať – máme vždy v ponuke úžasné tipy, z ktorých si vyberie.
3. Hodiny telefonovania, mailovania, dohadovania, mítingy
Začína sa fáza, ktorá je skutočne veľmi náročná. Vyberie sa moderátor, program – umelci a týchto ľudí musíte „dať dokopy“ na jeden večer. Tí najznámejší sú vyťažení na 150 %, niektorí už dlhé mesiace nemajú v pracovnom kalendári voľné miesto. Vždy však máme v rukáve aj ďalšiu alternatívu k spokojnosti klienta, s ktorým sme v neustálom kontakte a o prípadných zmenách informujeme a hľadáme ďalšiu možnosť.
V tejto fáze si už naši kreatívci prezreli miesto akcie – vie sa presne, ako sa to tam vyzdobí (aj v prípade, že sa nejedná o tematický event). Vkusne vyzdobené miesto vyvoláva v ľuďoch pocit uvoľnenosti, spokojnosti, radosti. Technika s hudbou sa „doladí“ – s klientom vždy komunikujeme aj výber hudby – na komornejšej akcii sa určite nebude z reprákov ozývať Tarkan a naopak, Sonáta mesačného svitu od nemeckého skladateľa Ludwiga von Beethovena na vianočnom večierku.
4. Ide sa do finále!
V deň D musí byť všetko tip-top. Náš tím je na mieste zvyčajne od skorého rána. Dôraz sa kladie na všetky detaily, kontroluje sa do slova a do písmena všetko. Technici kontrolujú svetlá, zvuk. S umelcami sa po ich príchode robia javiskové, zvukové skúšky a pracovný tím dostáva posledný briefing ešte predtým ako sa objavia prví hostia. Počas akcie sme nenápadní, no všetko máme pod kontrolou. V prípade, že sa vyskytne nečakaná situácia, riešime ju na mieste tak, aby si hostia nič nevšimli a zábava bola nerušená.
